Denna integritetspolicy beskriver hur Stiftelsen Flemingsberg Science behandlar personuppgifter om personer utanför stiftelsen som vill ta del av information om Stiftelsens verksamhet, exempelvis via nyhetsbrev, communityutskick, seminarier och andra evenemang. För anställda behandlas personuppgifter i enlighet med personalhandboken.

Syftet med policyn är att på ett transparent sätt beskriva vilka personuppgifter som samlas in, varför de samlas in, hur länge de sparas, var de lagras samt vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvar

Stiftelsen Flemingsberg Science är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som samlas in via www.flemingsbergscience.se, vid anmälningar till nyhetsbrev, communityutskick, evenemang och seminarier samt vid övriga kontakter med stiftelsen.

Dataskyddsombud (Data Protection Officer) är Pernilla Boström
Epost: pernilla.bostrom@flemingsbergscience.se
Telefon: +46 703 35 25 77

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen (GDPR) följs inom organisationen.

Vilka personuppgifter vi behandlar

De personuppgifter som kan komma att behandlas är:

• Namn
• Epostadress
• Organisation och/eller branschtillhörighet
• Uppgifter som du själv lämnar i samband med anmälningar till evenemang eller vid kontakt med oss

Vi samlar endast in personuppgifter som är relevanta för ändamålet och behandlar dem inte för andra syften än de som anges i denna policy.

Ändamål och rättslig grund för behandling

Stiftelsen Flemingsberg Science behandlar personuppgifter för att:

• Skicka nyhetsbrev, communityutskick och inbjudningar till seminarier och evenemang
• Administrera anmälningar och deltagande vid seminarier och evenemang
• Följa upp deltagande, inklusive statistik över deltagare och så kallade noshows
• Kommunicera med personer som visat intresse för Stiftelsens verksamhet

Den rättsliga grunden för behandlingen är i huvudsak samtycke, alternativt berättigat intresse när kommunikationen bedöms vara relevant för mottagaren och kopplad till Stiftelsens verksamhet.

Plattformar och system vi använder

HubSpot (CRM och communityutskick)

Stiftelsen Flemingsberg Science använder HubSpot som ett CRMsystem (Customer Relationship Management).

I HubSpot lagras kontaktuppgifter till personer som:

• Självmant anmält sig till våra communityutskick via webbplatsen
• Deltar i vårt community och tar emot information, inbjudningar till seminarier och andra aktiviteter
• Har lagts in som kontakt eller lead av Stiftelsens medarbetare

Samtliga anställda i stiftelsen har kopplat sin epost till HubSpot och kan spara kontakter i systemet. Endast relevanta kontaktuppgifter sparas.

I utskick som skickas via HubSpot finns alltid möjlighet att avregistrera sig (optout).

Eventplattform – Luma

Vid anmälan till evenemang som Stiftelsen Flemingsberg Science arrangerar används eventplattformen Luma.

När du anmäler dig till ett evenemang lämnar du själv de personuppgifter som krävs för anmälan. Dessa uppgifter lagras i Luma i syfte att:

• Administrera evenemanget
• Kommunicera praktisk information inför och efter evenemanget

I vissa fall kan kontaktuppgifter som samlats in via Luma föras över till HubSpot för fortsatt kommunikation kopplad till Stiftelsens verksamhet.

Nyhetsbrev – Mailchimp

För utskick av nyhetsbrev använder Stiftelsen Flemingsberg Science den internetbaserade mjukvaran Mailchimp.

Personuppgifter (namn, epostadress och branschtillhörighet) som lämnas i samband med prenumeration av nyhetsbrev är aktiva så länge du är prenumerant.

Seminarier och samproduktion

Vi för statistik över antal deltagare vid våra seminarier och registrerar även noshows.

Vid samproduktion av seminarier kan medarrangörer få ta del av deltagarlista med namn, epostadress och organisatorisk tillhörighet. På seminarier kan deltagarlistor med namn och organisatorisk tillhörighet delas ut till deltagarna.

I övrigt lämnas personuppgifter inte ut till tredje part.

Lagringstid

Personuppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen, eller tills dess att du återkallar ditt samtycke, exempelvis genom att avregistrera dig från utskick.

Skydd av dina personuppgifter

Stiftelsen Flemingsberg Science vidtar och arbetar kontinuerligt med att förvalta och uppdatera tekniska och organisatoriska system och åtgärder som krävs för att skydda dina personuppgifter på lämpligaste sätt.

Var behandlas dina personuppgifter?

Stiftelsen Flemingsberg Science behandlar endast personuppgifter inom EU/EES.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• Begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära radering av dina uppgifter
• Invända mot eller begära begränsning av behandlingen

För frågor om dina personuppgifter, kontakta:

pernilla.bostrom@flemingsbergscience.se

Hantera din prenumeration

I sidfoten på utskick från Stiftelsen Flemingsberg Science finns länkar för att:

• Avregistrera dig från utskick (Unsubscribe)
• Uppdatera dina prenumerationsinställningar

Du kan även kontakta oss via epost på pernilla.bostrom@flemingsbergscience.se för att uppdatera eller avsluta din prenumeration.

Tillsynsmyndighet

Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet på området. Dit kan du vända dig om du vill lämna klagomål gällande hur vi behandlar dina personuppgifter.